Norma dispõe sobre o recolhimento de guarda permanente, produzidos e acumulados pelos órgãos e entidades da Administração Pública estadual direta, indireta e fundacional
O decreto nº 60.145, de 11 de fevereiro de 2014 e publicado nesta quarta-feira (12), determina que os órgãos e entidades da Administração Pública estadual direta, indireta e fundacional deverão adotar as providências necessárias para o recolhimento de seus documentos de guarda permanente, em qualquer suporte, ao Arquivo Público do Estado, visando sua preservação e acesso público. São considerados documentos de guarda permanente aqueles com valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Por meio do Decreto, devem ser recolhidos os seguintes documentos: produzidos e acumulados até 31 de dezembro de 1940; produzidos e acumulados após 31 de dezembro de 1940, destinados à guarda permanente pela Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo; produzidos e acumulados após 31 de dezembro de 1940, destinados à guarda permanente pelas Tabelas de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim dos órgãos e entidades, aprovadas pela Unidade do Arquivo Público do Estado, após o cumprimento de seus prazos de guarda; e documentos privados de pessoas físicas ou jurídicas declarados de interesse público e social.
De acordo com o coordenador do Arquivo Público do Estado de São Paulo, Izaias Santana, “há necessidade de esforço de todas as secretarias, autarquias e fundações para transferir o acervo anterior a 1940, declarados por lei de valor histórico, para o novo prédio do Arquivo, assegurando a guarda e a preservação e ampliando a possibilidade de consulta pelos pesquisadores”.
Para Ieda Pimenta Bernardes, diretora técnica do Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo, o decreto é uma iniciativa histórica no sentido de integrar os documentos de guarda permanente ao acervo público do Estado. “A incorporação dessas novas fontes documentais certamente representará um grande impulso aos estudos históricos sobre São Paulo”, diz.
Os órgãos ou entidades que ainda não possuem Tabelas de Temporalidade de Documentos das Atividades-fim deverão providenciar sua elaboração até 31 de dezembro de 2014, com data final para recolhimento de seus documentos de guarda permanente, relativos às atividades-fim, até 31 de dezembro de 2015.
“A elaboração do plano de classificação é uma medida indispensável para a gestão dos documentos públicos. O controle da temporalidade permite a preservação do que tem valor histórico e eliminação dos documentos dispensáveis, proporcionando a médio prazo economia aos cofres públicos, que deixará de guardar documentos descartáveis”, reforça Izaias Santana.
Esse decreto conclui um processo em que o Arquivo Público atuou no mapeamento de documentos de valor permanente anteriores a 1940 nos órgãos do Estado. Segundo Marcelo Quintanilha, Diretor Técnico do Centro de Acervo Permanente, toda documentação encontrada fará parte do acervo do Arquivo Público, evitando fragmentos sem tratamento ou acesso. “Daqui em diante, a documentação pós 1940 dependerá das Tabelas de Temporalidade. A vantagem é que teremos um controle maior do destino desse documento e depois que vier a ser permanente, já estará identificado”, conta.
Com a construção do novo edifício-sede do Arquivo Público, a capacidade para armazenamento de documentos de guarda permanente foi ampliada, assegurando que o instituição garanta a proteção e a preservação dos documentos arquivísticos estaduais, tendo em vista o seu valor administrativo e histórico e os interesses da comunidade
*arquivoestado.sp.gov
